Phương pháp xác định công việc 5W – H – 2C – 5M được coi như xương sống để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó. Nó giúp bạn:
– Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
– Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
– Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
– Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
– Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
Phương pháp 5W – H – 2C – 5M bao gồm các công đoạn:
1. Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi làm bất cứ công việc nào hay xây dựng một kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sao?
Nói cách khác, đây chính là bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2. What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?
3. Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.
– Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
– When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
– Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
4. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…
5. Control – Xác định phương pháp kiểm soát
Bất cứ công việc nào khi thực hiện cũng cần có bước kiểm soát, đo lường. Một số yếu tố có thể đề cập đến như:
– Đơn vị đo lường công việc
– Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
6. Check – Xác định phương pháp kiểm tra
Đây là một bước khá quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.
Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:
– Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
– Tần suất kiểm tra là bao lâu?
– Người thực hiện kiểm tra là ai?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
7. 5M: Xác định nguồn lực
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
– Man = nguồn nhân lực: người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
– Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
– Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
– Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào
